Un travailleur indépendant, quel que soit son statut juridique, doit gérer sa comptabilité. Chaque entreprise individuelle doit connaître et gérer des obligations administratives de toutes sortes. Quelles sont les obligations comptables ? Comment gérer efficacement sa comptabilité quand on est travailleur indépendant ? Quand et comment établir son premier bilan ?
Quelles sont les obligations comptables d’un travailleur indépendant ?
Comparé aux grandes entreprises et PME, le travailleur indépendant profite d’obligations comptables plus simplifiées. Par exemple, si l’entrepreneur individuel a choisi le régime fiscal micro-entreprise, il est juste obligé de tenir un livre-journal. Ce document doit contenir toutes les informations justificatives comme la date de la vente, le montant de la facture, le nom du client, la nature du paiement et le numéro de la facture. C’est pour cette raison qu’un travailleur indépendant est tenu de garder ses factures et ses pièces justificatives. Les informations détaillées de ses recettes journalières doivent figurer dans ce document.
La réalisation d'un bilan comptable n'est donc pas obligatoire pour les entreprises individuelles au régime fiscal de la micro-entreprise.
En revanche, un travailleur indépendant soumis au réel devra tenir une comptabilité complète aboutissant à la production de différents documents.
Un point de distinction concernant les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée, ils doivent tenir une comptabilité de trésorerie, en plus du livre-journal journalier. La comptabilité est basé sur les encaissements et les décaissements. Elle enregistre les opérations de l’activité, selon les flux financiers. La comptabilité de trésorerie apporte de nombreux avantages comme le gain de temps dans la saisie des opérations et le classement simplifié des documents. Les entreprises individuelles libérales n'ont pas besoin, comme les indépendants micro-entrepreneurs, de réaliser un bilan comptable.
Quand et comment faire le bilan de son année ?
Sans parler de bilan comptable, il faut tout d’abord préciser que l’établissement d’un bilan est indispensable pour analyser et valoriser les expériences vécues par l'entreprise individuelle au cours de l'année (on parle d'exercice comptable). C’est un moyen simple, mais efficace pour identifier les éléments positifs ayant participé à la réussite de l'entrepreneur, de connaître les erreurs et d’en tirer des leçons pour améliorer les actions quotidiennes sur l'activité et atteindre les objectifs fixés par l'entreprise. En matière de comptabilité, c'est pareil !
Un bilan comptable pour les entreprises – qu’est-ce que c’est ?
Le bilan comptable est un document de synthèse, divisé en deux grandes parties qui représente l’état financier de l’entreprise en laissant apparaître l’actif à gauche et le passif à droite du bilan. Le premier représente les droits et les biens en possession de l’entreprise individuelle ou de la société. Le passif, quant à lui, représente les ressources qui ont permis à l’entreprise d’obtenir ses biens. Le compte de résultat comptable permettra de calculer la différence entre le montant des produits et des charges. Si le résultat est inférieur à zéro, cela indique que l’entreprise a réalisé une activité à perte. Si le résultat est supérieur à zéro, l’entreprise a donc réalisé des bénéfices. Cet élément de résultat sera aussi repris sur le bilan comptable.
Quelles sont les informations qui doivent apparaître dans le bilan comptable de l'entreprise ?
Pour le bilan comptable d’un travailleur indépendant, du côté de l'actif du bilan, on doit avoir l'état de l'actif immobilisé et l'actif circulant. Les immobilisations corporelles (les biens matériels), les immobilisations incorporelles (les biens immatériels) et les immobilisations financières doivent figurer dans l’actif immobilisé. Dans l’actif circulant, il faut faire apparaître les stocks en matières premières, ou de marchandises, les créances clients qui restant à percevoir, les disponibilités en caisse et en banque ainsi que les valeurs mobilières de placement. Dans le passif du bilan, il faut y porter les capitaux propres, les dettes financières, les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales ainsi que les provisions. Ce dernier élément demandant une réflexion de fond par des spécialistes, il est important de sécuriser les provisions constatées par un Examen de Conformité Fiscale pour montrer votre bonne foi à ce sujet (piste 7 de l'audit).
Le bilan de l'entreprise individuelle ou de la société doit toujours être équilibré, c'est-à-dire que le total des actifs doit être égal au total des passifs.
Quand établir le bilan comptable de son entreprise ?
Aucune loi ne fixe une date commune de clôture des exercices comptables pour les travailleurs indépendants (sauf les titulaires de BNC qui coïncident obligatoirement avec l’année civile, soit le 31 décembre de l’année). Sachez donc qu’il est possible de fixer la date de clôture au moment de la création de l’entreprise ou lors de la déclaration de l’activité. Vous êtes donc libre de choisir la date pour clore l'exercice comptable de votre entreprise ou société. Mais vous pouvez tout à fait coïncider la date de clôture de l’exercice avec la fin de l’année civile. De nombreux travailleurs indépendants et entreprises choisissent une date clôturant un trimestre civil complet (31 mars, 30 juin ou le 30 septembre). C’est un choix pour simplifier les choses ou une période d'activité moins intense. Il est possible de la modifier ultérieurement, sous conditions.
Par exemple, si l’activité de votre entreprise est saisonnière, vous pouvez clôturer à la fin de la saison. À cette date, vous pourrez ainsi présenter un bilan avec un niveau de stocks très bas et un solde de trésorerie positif. Même si l’exercice comptable de l'entreprise doit durer 12 mois, il peut être inférieur ou supérieur à cette période s’il s’agit du premier ou du dernier exercice comptable de l’entreprise. Avoir un exercice supérieur à 12 mois peut se présenter lors de la modification de la date de clôture de l’exercice comptable.
Quand et comment modifier la date de clôture de l'exercice comptable de mon entreprise ?
Une modification de la date de clôture de l’exercice comptable est envisageable pour permettre l’ajustement sur une nouvelle périodicité. Il faut que la décision soit prise par l'entreprise avant l’expiration de l’exercice en cours et avant l’expiration de la nouvelle date choisie. Pour raccourcir ou rallonger la date de clôture, il faut envoyer une demande de modification à votre service des impôts des entreprises. Vous l’aurez retenue, cette faculté n'est pas ouverte aux entreprises titulaires de BNC (professions libérales et assimilés) car de facto au 31 Décembre.
