La crise sanitaire a obligé les organisations, y compris les auto-entrepreneurs et les professionnels indépendants à accélérer la mise en œuvre de leurs projets de transformation digitale. Cette digitalisation amènera aussi à la généralisation de la facture électronique. C’est à ce stade que l’intelligence artificielle va agir comme catalyseur pour favoriser la digitalisation. Pour le monde comptable, comme pour les travailleurs indépendants, l’IA est considérée comme la révolution technologique et financière qui va accélérer la révision comptable. Comment ?
L’intelligence artificielle s’impose comme la révolution qui va créer de nouveaux modes de production comptable auprès des indépendants, des micro-entreprises… des entreprises de toute taille ! À partir du moment où le processus métier est composé de tâches autonomes, l’IA pourra le prendre en charge et l'automatiser. C’est notamment le cas de la transaction bancaire associée à sa pièce comptable. Par contre, sur un même justificatif comptable, de nombreuses données sont à traiter. C'est là que l'IA peut apporter d'autres éléments en dehors de la production. De nombreux outils sont déjà à disposition. L’expérience utilisateur va aider les entrepreneurs à explorer les données comptables, puis à exploiter. Souvent l'utilisateur est sollicité pour aider les éditeurs à développer pleinement ces nouveaux outils (ce sont les beta testeurs). L’intelligence artificielle pousse à créer, enrichir et analyser la base des données comptables. Mais, afin de garantir une automatisation complète du processus comptable, il faudrait procéder à une généralisation de la facturation électronique. Ce n’est pas encore chose faite. Mais aujourd’hui, il est déjà possible d’accélérer l’analyse des chiffres, de contrôler et réaliser en temps réel, l’analyse de conformité des données comptables et de gestion.
Traditionnellement, le monde comptable exerçait en suivant la logique de comptabilité rétrospective. Ce qui n’est plus le cas maintenant, car l’intelligence artificielle a donné naissance à une autre notion : la comptabilité prédictive et anticipatrice. Ceci a apporté un réel changement sur les métiers comptables. Le nouveau comptable devient un conseiller quotidien auprès de ses clients. Pour les travailleurs indépendants, cette révolution permet notamment d’anticiper les risques d’impayés en consultant l’historique des habitudes de paiement de leurs clients. Ils pourront ensuite mettre en place des actions pour limiter les risques. Grâce à l’automatisation des tâches administratives et comptables, les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs peuvent se concentrer sur leur activité, sur le cœur de métier… C’est un aspect important pour favoriser le développement de l’entreprise et éviter les tracas quotidiens.
Il ne faut pas oublier que la révolution apportée par l’intelligence artificielle ne concerne pas uniquement la comptabilité. Elle aura également une influence majeure au niveau de l’Administration Fiscale. C’est d’ailleurs pour cette raison que les travailleurs indépendants devront maîtriser l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les processus fiscaux. En ayant instauré notamment une norme collective des données comptables via le Fichier des Ecritures Comptables (FEC), l’Administration invite les entreprises à évoluer et avancer vers la digitalisation. Cette normalisation permet aux outils digitaux de converger et d’apporter aux indépendants, et leurs experts-comptables, des outils nouveaux.
La révision comptable figure dans la liste des missions complexes, effectuées par les comptables. C’est pour cette raison qu’ils recherchent des outils pour automatiser certaines tâches et fournir de l’innovation en matière de gestion pour l’entrepreneur. L’intelligence artificielle apporte une aide précieuse à la décision et permet de mesurer des gains de productivité.
Voici les cinq étapes qui rendent plus rapide la révision comptable…
Avant l’avènement des logiciels et des outils comptables innovants, les comptables ou les travailleurs indépendants assurant cette tâche, collectent la facture puis enregistrent le montant, la date et les autres informations. Il fallait ensuite conserver le document pour le réutiliser si besoin lors de l’établissement du bilan. Mais l’intelligence artificielle a amélioré les choses. Elle analyse chaque information mentionnée dans la pièce et effectue un tri sélectif des documents comptables et pièces administratives : factures d’achat et de vente, bordereaux, fiche de paie, pièces d’identité, documents comptables envoyés par mail…
Ce n’est pas tout, l’intelligence artificielle peut aussi effectuer une analyse intégrale et instantanée des documents comptables. Toutes les informations collectées sont ensuite conservées. Lorsque vous procédez à la tenue comptable, l’intelligence artificielle interprète les informations collectées en fournissant des propositions d'enregistrement et de traitement. En cas de besoin, lors de la révision comptable vous pouvez accéder en quelques clics à la pièce justificative de chaque écriture passée automatiquement en comptabilité. Grâce à cette révolution, il est possible de réaliser en un rien de temps des analyses fines.
L’intelligence artificielle assure un rôle important dans la reconnaissance des flux, la codification de chaque banque et le règlement de la facture d’achat. C’est un moyen efficace pour éviter les erreurs et faciliter la récupération des données numériques enregistrées. Les éditeurs de logiciels proposent diverses solutions qui organisent de façon optimale l’échange de données entre leurs logiciels et des applications tierces. Ceci permet d’éviter les erreurs, les pertes d’informations et de bénéficier de nouveaux services. Pour les travailleurs indépendants, par exemple, il existe désormais des applications mobiles, destinées à suivre leur trésorerie. L’application est connectée aux comptes bancaires permettant de faire le rapprochement bancaire de manière automatique, et en temps réel. Il est important de choisir un éditeur d’application de confiance.
L’intelligence artificielle est un atout majeur pour détecter les points à revoir sur les documents comptables pour l’Administration. Elle permet de détecter les variations importantes sur un compte ou sur un agrégat. Mais en amont, sans aller jusqu’au contrôle fiscal, il est aujourd’hui possible de créer des contrôles automatiques lors de la préparation des comptes pour éviter de faire des erreurs.
Le système est aussi efficace pour découvrir les factures non réglées, le décalage de dates d’échéance ou encore de gérer efficacement les opérations de clôture et d’inventaire.
Cette automatisation des tâches permet aux travailleurs indépendants de faire une comparaison avec les résultats des années précédentes et de prendre des mesures pour améliorer les choses.
Le bilan comptable présente la photographie d’une entreprise. Comme la plupart des structures, la présentation du bilan comptable est obligatoire. L’automatisation permet aux indépendants de disposer d’une vision permanente et à jour de leurs comptes, voire même de la déclaration fiscale. Certains logiciels intègrent un tableau de bord automatisé consultable depuis tout appareil connecté, y compris les tablettes et les Smartphones. Grâce à cela, les entrepreneurs peuvent suivre les indicateurs de performance de leur entreprise. La gestion comptable devient accessible mais attention aux erreurs lorsque l'on n'est pas du métier...
Une fois les comptes établis de façon automatisée, ou presque, le recours à un Examen de Conformité Fiscale (ECF) pour valider la conformité fiscale est nécessaire. On n’est pas l’abri d’éventuelles erreurs. Profitez de ce dispositif contractuel avec un tiers pour montrer à l’Administration Fiscale, la conformité de vos comptes. C’est un label de qualité et un gage de sérénité pour l'indépendant.