Règles à suivre pour un fichier comptable conforme

En cas de contrôle fiscal, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues de remettre leur FEC à l’Administration Fiscale. Au format numérique, c'est le standard légal à respecter absolument en matière de comptabilité. Pour éviter les sanctions, le FEC doit respecter les normes définies dans l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Quelles sont ces normes ?

 

FEC – les normes à respecter

 

La structure du FEC

Pour un fichier FEC conforme, les premières normes portent sur sa structure. En effet, le FEC est un fichier texte (.txt). Il doit être organisé en colonnes ou en lignes, séparées soit par un caractère tabulation, soit par un caractère pipe « | ». En ce qui concerne les colonnes, ils doivent aussi respecter l’ordre et les intitulés imposés dans le Livre des Procédures Fiscales. Ce sont des éléments à ne pas négliger pour ne pas remettre en cause la lisibilité du fichier. Si vous utilisez le logiciel de la DGFiP (testcomptademat) pour faire la vérification, vous pourrez constater qu’il ne considère pas le point-virgule comme séparateur de colonnes. Outre la lisibilité du document, ces détails peuvent aussi compromettre sa recevabilité. 

En ce qui concerne le nom du fichier, il doit aussi respecter le format « SIRENFECAAAAMMJJ », avec « AAAAJJMM ». Cette dernière indique la date de clôture de l’exercice comptable. En cas de non-respect de ces normes techniques, votre entreprise s’expose à un rejet automatique de votre FEC. Si vous l’aviez confié à un expert-comptable, il court aussi un risque car il est le premier responsable du FEC.

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Les informations qui figurent dans le FEC

L’écriture du fichier comptable doit obligatoirement contenir 18 informations minimum. En effet, pour les professions agricoles en comptabilité de trésorerie, par exemple, 21 éléments seront ainsi exigés. Tout dépend de la catégorie du contribuable.

Les 18 colonnes obligatoires du FEC sont :

  • Le code journal de l’écriture comptable,
  • Le libellé journal de l’écriture comptable,
  • Le numéro de séquence,
  • La date de comptabilisation,
  • Le numéro de compte,
  • Le libellé de compte,
  • Le numéro de compte auxiliaire,
  • Le libellé de compte auxiliaire,
  • La référence de la pièce justificative, 
  • La date de la pièce justificative,
  • Le libellé de l’écriture comptable,
  • Le montant au débit,
  • Le montant au crédit,
  • Le lettrage de l’écriture comptable,
  • La date de lettrage, 
  • La date de validation de l’écriture comptable
  • Le montant en devise,
  • L’identifiant de la devise. 

Si le numéro et le libellé de compte auxiliaire, ainsi que le montant en devise et l’identifiant de la devise ne sont pas utilisés, vous pouvez les laisser vides. Pour les autres champs, il faut les compléter impérativement.

 

La qualité des écritures comptables

Le dernier point à considérer est la qualité comptable des écritures. Celle-ci est basée sur 5 éléments dont l’équilibre de chaque écriture, la régularité des libellés et des numéros de compte, la cohérence des données, la cohérence dans la chronologie des écritures et celle des données du FEC. Les écritures comptables du FEC doivent être bien évidemment numérotées de façon chronologique et croissante, sans rupture, sans inversion dans la séquence. Le FEC est généré à la suite des opérations d'inventaires et ne doit pas contenir des centralisations d'écritures.

La DGFiP effectue des analyses de plus en plus poussées de la comptabilité de toutes les entreprises. Pour s’assurer du respect de ces règles, le contrôle devient un enjeu incontournable pour les comptables et les professionnels du chiffre. Afin de limiter le risque fiscal, le comptable ou l’expert-comptable doit tester le FEC et vérifier son contenu à la clôture de chaque exercice comptable. En effet, il est impensable d'attendre un contrôle fiscal pour s'assurer de la conformité des FEC.

Pour faire face à ces exigences, il devient impératif pour chaque entreprise et cabinet d’expertise comptable de former ses collaborateurs. Une formation adaptée permet à ces derniers de connaître et maîtriser les bonnes pratiques à adopter. La mise en place d’un guide de saisie est aussi conseillée pour orienter les collaborateurs et homogénéiser les pratiques. Le but est d’assurer le respect de normes imposées et d’améliorer la gestion des fichiers comptables pour l'Administration. Sans amende.

FISCA-PASS est là pour vérifier et justifier la conformité de ces fichiers comptables.

 

Zoom sur les sanctions en cas de non-conformité du FEC

Le FEC est un fichier informatique des écritures comptables. En cas de contrôle fiscal, les entreprises qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée doivent produire et remettre le FEC à l’Administration Fiscale. L’entreprise encourt des sanctions sévères en cas de défaut de présentation du fichier ou si le FEC n’est pas conforme aux normes. Dans ce dernier cas, la sanction correspond à une amende de 5 000 euros avec une majoration de 10% des droits lors d’un redressement comptable. Ce n’est pas tout, l’Administration Fiscale procède également à une évaluation d’office des bases d’imposition. 

Il faut donc retenir que l’entreprise peut déléguer la gestion de la comptabilité à un cabinet d’expertise-comptable. Si c’est le cas, le professionnel est aussi concerné par le problème. En effet, la responsabilité de l’expert-comptable à l’égard du FEC doit être précisée dans sa lettre de mission. La non-conformité du FEC engendre un risque financier et altère sa réputation.

FISCA-PASS est là pour apporter de la sécurité fiscale et une certaine sérénité fiscale sur les normes du FEC, par l'intermédiaire de l'Examen de Conformité Fiscale.