2026, tous à la digitalisation avec la e-facturation obligatoire

La facture électronique devra bientôt être mise en place dans toutes les entreprises. Même si cela ne sera rendu obligatoire qu’après quelques années, mieux vaut anticiper le changement dès maintenant. Meilleure traçabilité des documents, gain d’efficacité, réduction des coûts, échanges plus directs et plus rapides, sont parmi les avantages de l’e-facturation. Tour d’horizon de l'e-facturation.

Facturation électronique – qu’est-ce que c’est ?

La facture électronique, tout comme la facture papier, doit contenir toutes les mentions obligatoires pour être valable sur le plan comptable, fiscal et juridique.

Ce qui différencie la facture papier classique, c’est qu’elle est émise, transmise et reçue dans un format électronique et depuis des logiciels agréés de comptabilité. Il s'agit en réalité de plateforme en ligne privée. Ce processus permet le traitement automatique et électronique du document.

A différencier de la facture scannée ou numérisée qui peut être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique. Même si celle-ci peut être traitée et archivée aussi, il ne s’agit pas d’une facture électronique, mais d’une facture dématérialisée. 

L'obligation de facturation électronique ne comprend pas les factures dématérialisées de type PDF.

Facture électronique – quelle réglementation en vigueur ?

Il y a quelques années, la facture électronique n'était réservée qu'aux grands groupes. Aujourd’hui, les autorités françaises et européennes considèrent que la facture électronique est un élément incontournable pour moderniser le processus, lutter contre les fraudes fiscales et renforcer la compétitivité de toutes les entreprises. Il faut d’ailleurs préciser que depuis début 2020, l’utilisation de la facture électronique est déjà obligatoire pour toutes les entreprises en relation avec le secteur public.

Pour les autres secteurs, il existe un calendrier de mise en place de la réforme déjà établi :

• 1^er Juillet 2024 : obligation de réception de l’e-facture pour toutes les entreprises et obligation d’émission pour les grands groupes
• 1^er janvier 2025 : obligation d’émission de la facture électronique pour les ETI (entreprise de taille intermédiaire)
• 1^er janvier 2026 : obligation d’émission de la facture électronique pour les PME/TPE

Une telle organisation a été mise en place pour permettre à toutes les entreprises et à leurs partenaires de s’organiser, de choisir leurs éditeurs de logiciels et de s'habituer à ce nouveau processus.

Facture électronique - quels avantages de sa généralisation ?

Il est vrai que la généralisation de l’e-facture sera bientôt une obligation pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Toutefois, cette réforme assure des avantages non négligeables à toute organisation :  

• le coût : relativement moins cher par rapport à celui d’une facture en papier classique,
• la sécurité et la fiabilité du processus (création de devis, gestion de facture, suivi des clients, validation des paiements) : renforcement de la traçabilité et donc une comptabilité bien tenue,
• les délais de paiement plus rapide avec un suivi beaucoup plus facile des transactions,
• le retour sur investissement plus rapide,
• la réduction des émissions de près de 36%  liées à la production des factures (rapport publié par Basware),
• la sécurisation fiscale : déclaration de TVA préremplie pour éviter le risque d'erreurs.

Facture électronique – quelles règles à respecter ?

Pour être valable, une e-facture doit comporter les mentions obligatoires soulignées dans l’article L441-3 du Code de Commerce et 242 nonies A à l’Annexe II du Code Général des Impôts. 

La facture électronique doit avoir un format bien structuré et normé. Elle doit notamment respecter un format particulier et permettre l’archivage de la facture. C’est pour cette raison que l’utilisation de logiciels de facturations agréés et reconnus par l’Administration Fiscale est fortement recommandée. 

Pour que la e-facture possède une valeur probante, elle doit garantir 4 grands principes : authenticité, intégrité, lisibilité et exhaustivité. Elle doit ensuite être conservée dans un format informatique original, puis scellée et horodatée avant d’être stockée dans un coffre-fort numérique. Pour réaliser cet archivage obligatoire, les entreprises doivent s’adresser à un prestataire externe agréé par le Cofrac (Comité Français d’Accréditation).

Depuis janvier 2020, cette obligation de e-facturation est déjà en place pour toutes les transactions avec le secteur public. Le logiciel de facturation mis en place pour ces transactions est Chorus Pro.

Dans le cadre de cette réforme, ce logiciel en ligne sera positionné comme une plateforme publique certifiée.