E-facturation : un avantage pour tous ?
Progressivement entre 2024 et 2026, les entreprises seront obligées d'émettre leurs factures par voie électronique... Il est peut-être judicieux d'anticiper dès maintenant...
En quoi consiste l'e-facturation ?
Qu’apporte-t-elle pour les chefs d’entreprise et les indépendants ?
Quels peuvent être ses inconvénients ?
Facturation électronique, c'est quoi au juste ?
L’e-facturation ou la facturation électronique a pour objet d’automatiser le processus de la facturation. En effet, le traitement des factures est une tâche qui prend beaucoup de temps, tant pour le fournisseur que pour le client. Des erreurs peuvent survenir tout au long du processus. La promesse de la facturation électronique est d’aider les comptables et les chefs d’entreprise à se débarrasser de cette tâche fastidieuse. Le but est de digitaliser, depuis l’émission de la facture, jusqu’à l’archivage, en passant évidemment par le paiement et son suivi.
Quand le produit ou le service proposé par l’entreprise est livré, le processus se déclenche automatiquement, sans l’intervention humaine. L’e-facturation permet donc de fiabiliser et accélérer le processus, ainsi que de limiter les risques d’erreurs. Pour les indépendants, la facturation électronique permet de réaliser des économies et de se concentrer sur le cœur de leur activité. La gestion des relances est aussi facilitée.
Les 7 principaux avantages de l'e-facturation
Il faut tout d’abord préciser que la facturation électronique et la digitalisation constituent un duo gagnant pour toutes les entreprises qui souhaitent améliorer ou maintenir leur compétitivité. Le processus de l’e-facturation est considéré comme grande étape vers la digitalisation des entreprises.
Pour être considérée comme une e-facture, une facture doit être construite dans un format électronique standardisé. Les plus connus sont EDIFACT, XML et UBL. Ce n’est pas tout, elle doit également être acheminée par le biais de solutions électroniques. La dernière condition à respecter pour être considérée comme facture électronique, c’est le respect des critères d'intégrité et d’authenticité.
Il ne faut pas oublier que la facture électronique est un document comptable et elle peut être sujette à plusieurs procédures additionnelles.
La facture électronique constitue une source de nombreux avantages pour les entreprises, du micro-entrepreneur jusqu'aux grandes structures ayant franchis le pas de la digitalisation :
- Réduction des coûts directs liés à l’impression, l'affranchissement, l'envoi et l'archivage des factures papiers,
- Automatisation et intégration des processus de la réception des factures à la comptabilisation,
- Accroissement de la productivité en permettant aux freelances et entrepreneurs, aux salariés de l’entreprise de se dévouer à d'autres tâches,
- Efficacité, optimisation et élimination des erreurs de saisie,
- Réduction du délai d’acheminement et de règlement des factures,
- Sécurisation du processus de facturation, car l’envoi se fait par le biais des réseaux privés. Les mécanismes de signature électronique garantissent aussi l'intégrité et l’authenticité du document,
- Elimination du risque de perte de documents, grâce à l’archivage sécurisé et au suivi en ligne des documents.
Passer à l'e-facturation, cette solution présente-t-elle des inconvénients ?
Passage obligatoire en devenir pour les entreprises de toute taille, certaines structures pensent que l’e-facturation présente encore quelques inconvénients.
Une obligation dont la mise en œuvre reste encore floue
Pour certaines entreprises, le passage à la facturation électronique reste encore superflu. En effet, la législation impose aussi l’archivage de la facture d’origine dans son format numérique et dans un logiciel qui garantit son authenticité, sa lisibilité et son intégrité. Pour être conforme à la loi et profiter de tous les avantages offerts par la facturation électronique, l’utilisation d’un système innovant, adapté aux besoins et à l’activité de l’entreprise est vivement conseillée. S’agissant de la mise en place, tout dépend de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité, de l’assujettissement ou non à TVA…
C'est sans doute la pandémie de COVID, couplée à l’ampleur de la tâche incombant aux entreprises, qui a fait repousser la mise en place. d’une à deux années. Mais il faudra encore plusieurs années pour l’appliquer à l’intégralité des entreprises. Mieux vaut s’y préparer et maîtriser les processus nécessaires.
Des avantages virtuels et difficiles à mesurer
Les entreprises sont encouragées à procéder à la facturation électronique pour tirer profit des avantages qu’elle apporte. Ils ont été listés plus haut dans l'article. Les deux points mis en avant sont les gains de productivité et la réduction du coût du traitement des factures. La facturation électronique permet de réduire les dépenses liées à l’ensemble du processus. À cela s'ajoutent les bénéfices en termes de fluidité des échanges, la réduction des litiges et des fraudes et l’augmentation de la productivité. Certaines entreprises pensent que ce sont des bénéfices virtuels, et qu'ils sont difficiles à mesurer.
Une solution pas uniquement conçue pour les grandes entreprises
Les micro-entrepreneurs, les freelances et les indépendants pensent que la facturation électronique a été définie uniquement pour les grandes entreprises. Ces petites structures pensent que la mise en place et l’installation de ce système exigent des compétences en informatique. Pas forcément. En effet, il existe aujourd’hui des outils simples et faciles à utiliser qui sont développés pour répondre aux besoins des indépendants et des micro-entreprises. Ce sont des outils efficaces et flexibles qui apportent aux TPE/PME, les mêmes fonctionnalités et les mêmes qualités de service qu’aux grandes entreprises.