La loi anti-fraude du 1er janvier 2018 a rendu possible pour l’Administration Fiscale de redéfinir des règles encore plus strictes afin de lutter contre la fraude à la TVA. L’utilisation d’un logiciel de facturation figure dans la liste des mesures. Cela concerne les entreprises qui remplissent certains critères. Quelles sont les structures concernées ? Est-ce que les indépendants et les TPE/PME sont eux aussi obligés d’utiliser ce logiciel ?
Un logiciel de facturation : à quoi ça sert ?
Le logiciel de facturation est un outil utilisé pour effectuer la gestion commerciale et comptable de l’entreprise. Il peut être accessible en ligne, depuis un appareil connecté ou téléchargeable sur l’ordinateur. En tant que travailleur indépendant, ou dirigeant de petites entreprises, vous pouvez utiliser ce logiciel pour créer et éditer des devis et les factures liées pour vos clients. Vous pouvez également vous en servir pour calculer la TVA. Il faut noter que chaque logiciel de facturation possède des fonctionnalités différentes.
Il existe ainsi des logiciels de facturations spécialement conçus pour les freelances et les TPE/PME. D’autres intègrent des fonctionnalités plus avancées pour répondre aux besoins des grandes entreprises. Si vous êtes un travailleur indépendant, un dirigeant ou un comptable dans une PME/TPE, cette solution vous aidera à améliorer la gestion de votre entreprise. Si vous voulez utiliser un outil qui va jusqu’à l’élaboration de la comptabilité, nous vous conseillons d’être prudents dans son choix. L’outil doit être reconnu par l’Administration Fiscale via la norme des comptabilités FEC, car l'ensemble des logiciels ne sont pas conformes aux lois en vigueur concernant ce point.
Une obligation pour quelle entreprise ?
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Chaque entreprise, quel que soit son domaine d'activité, est libre de choisir les solutions qui lui conviennent. Ce qu’il faut retenir, c’est que toutes les entreprises se trouvent toujours dans l’obligation de facturer leurs services ou leurs ventes. Elles peuvent utiliser des factures papiers pré-imprimées ou recourir à des outils informatiques ou des logiciels de facturation. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients que vous trouverez ci-après.
Quelle solution choisir ?
Le facturier papier - avantages et inconvénients
Le facturier papier contient des factures pré-imprimées qui portent déjà un numéro et contiennent les mentions obligatoires essentielles. La facture est établie dans un carnet à souches et comprend une feuille originale réservée au client et une copie qui est conservée par l’entreprise. Le facturier papier est très facile à utiliser. Pourtant, il présente un risque d’erreur de calcul et d’oubli de mentions. La collecte, le tri et la conservation des documents papiers impliquent également une organisation rigoureuse. Il ne faut pas oublier que certains documents doivent être conservées jusqu’à 30 ans pour différentes raisons qui sont listées dans notre livre blanc dédié. Même si pour la facture papier, le délai est raccourci, le facturier est aussi coûteux et encombrant. Lorsque l’entreprise change de locaux, le transport et la conservation des documents présentent une tâche importante et gourmande en temps.
Les outils informatiques
Établir une facture avec un tableur est une autre alternative au facturier papier. Dans ce cas, les factures sont réalisées sur des modèles personnalisés qui comportent les mentions légales, mais également d’autres éléments de personnalisation comme le logo ou la couleur de l’entreprise. Comparé au facturier papier, les risques d’erreur sont minimes car les calculs sont effectués de façon automatique. L’utilisation du fichier Excel coûte aussi moins cher et permet une gestion souple des données. Il présente toutefois des limites. Cet outil informatique ne permet pas le suivi d’un prospect. Il est également impossible d’ajouter des pièces jointes comme le devis ou d'éventuels cahiers de charges dans le fichier. Même si le tableur permet une personnalisation des documents, l’interface est limitée et ne permet pas d’enregistrer plus d'informations, sauf à insérer des liens de stockage en CLOUD.
Les progiciels de gestion intégrée
Les progiciels de gestion intégrée (PGI) sont des outils qui intègrent la facturation, la comptabilité, la gestion commerciale (GRC) ainsi que la gestion des ressources humaines (GRH). Cet outil complet n’exige souvent aucune connexion internet et accompagne chaque entreprise dans la gestion de la facturation. S’ils constituent une bonne alternative aux deux autres outils, les progiciels présentent de nombreux inconvénients. Ils sont conçus bien souvent pour les comptables ou autres financiers d’entreprise. Les entrepreneurs peuvent rencontrer des difficultés dans leur utilisation. Chaque entreprise qui souhaite utiliser cet outil doit aussi payer une licence coûteuse. Il est aussi possible de se tourner vers des solutions sécurisées et efficaces en ligne, via un abonnement mensuel sans engagement.
Le logiciel de facturation
Si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, il présente de nombreux avantages comparés aux autres solutions (Papier, tableur excel...). Chaque entreprise cherchant à améliorer la gestion de leur comptabilité est encouragée à choisir le logiciel de facturation qui lui convient. Cet outil permet d’éviter les éventuelles erreurs, d’éditer et dans le cas de version directement en ligne, d’envoyer des factures sous différents formats et depuis n’importe quel appareil. C’est un excellent choix pour limiter la perte des données et pour émettre les factures de manière plus rapide. Et il est possible d'en bénéficier de façon nomade.
De plus, l’arrivée prochaine de la facture électronique devrait accélérer le choix et donner l’avantage à ces solutions logicielles numériques.
