Le fichier des écritures comptables ou FEC est un document numérique qui doit être fourni à l’Administration Fiscale en cas de contrôle fiscal dès lors que la comptabilité est tenu sur un logiciel comptable. Il est aussi indispensable dans la gestion de la comptabilité de l’entreprise. C'est le standard informatique en matière de comptabilité. À quoi sert le FEC ? Comment s’assurer de sa conformité et éviter une lourde amende ? Quelles conséquences si la structure du fichier FEC n'est pas respectée ?
Besoin d'un guide pratique pour tout savoir sur la norme FEC en matière de comptabilité informatisée ?
Le FEC est un document dématérialisé qui contient toutes les écritures comptables d’une entreprise. En cas de comptabilité informatisée, son utilisation et sa transmission est obligatoire depuis les vérifications effectuées depuis le 1er janvier 2014. La norme FEC est toujours en vigueur en 2023. Nécessaire et indispensable lors d’un contrôle fiscal, le FEC permet aux contrôleurs de vérifier la cohérence entre la réalité comptable et les déclarations fiscales réalisées par l’entreprise. Ce n’est pas tout, le FEC présente aussi des avantages pour les entreprises. En effet, il est généré directement à partir du logiciel comptable de l’entreprise. Celui-ci doit donc respecter les normes en vigueur. Il faut aussi s’assurer que le logiciel de comptabilité utilisé édite un FEC conforme.
Pas de dérogation possible, sauf à tenir sa comptabilité sous format papier... lire notre article à ce sujet.
Toutes les entreprises soumises à une imposition au régime réel qui consignent leur comptabilité de façon informatisée doivent tenir des fichiers des écritures comptables chaque année. Sauf à préférer la comptabilité au format papier, que vous soyez entrepreneur individuel (artisan, commerçant, profession libérale ou agriculteur), une TPE, PME ou une grande société, le fichier informatique de comptabilité à la norme FEC vous concerne !
Ce fichier purement informatique, au format .txt, contient le code journal de chaque écriture comptable avec son libellé, son numéro et sa date de comptabilisation. Le fichier d’écriture comptable doit aussi afficher le numéro de compte, le libellé de compte, le numéro de compte auxiliaire et son libellé. D’autres éléments comme la référence et la date de la pièce justificative, le libellé de l’écriture comptable, le montant au débit et au crédit, le lettrage de l’écriture et sa date de validation ainsi que le montant en devise doivent figurer dans le fichier normé FEC. Les champs obligatoires dépendent de la catégorie d'imposition, et sont listés dans notre article "Les règles à suivre pour un fichier comptable conforme".
Le défaut de présentation ou la non-conformité du fichier des écritures comptables peut entraîner l’application de plusieurs sanctions.
Si une entreprise ne remet pas un FEC ou remet un FEC non conforme, elle encourt une majoration de 10 % des droits mis à sa charge. L’amende est applicable à partir de la constatation du manquement à l’obligation de présentation d’un fichier conforme pour la période contrôlée et exigée par l'avis de vérification envoyé par l'Administration Fiscale.
D'ailleurs, lors d’un examen de comptabilité, le défaut de transmission du FEC entraîne directement l’application d’une amende de 5 000 euros.
En plus de cette amende, le non-respect des obligations de présentation de comptabilité informatisée à la norme FEC entraîne l’application de la procédure d’évaluation d’office, ou taxation d'office. Dans ce cas, le refus ou l’incapacité du contribuable à remettre à l’Administration Fiscale la copie de son FEC constitue un motif d’opposition à contrôle fiscal.
Les sanctions peuvent donc aboutir à l’annulation de l’examen de comptabilité.
Cette situation autorise l’Administration Fiscale à procéder à une évaluation des bases d’imposition. Cela conduit également à l’application d’une majoration de 100 % des droits rappelés. Face à ces différentes situations, les amendes peuvent être cumulatives.
Pour résoudre le problème, l’entreprise fera l'objet d'un redressement fiscal, ou proposition de rectification, qui lui coûtera cher.
Si ce n'est pas déjà fait, devenez un expert de la norme FEC :
Outre ces sanctions, l’Administration Fiscale peut rejeter la comptabilité d’une entreprise pour deux raisons. La première raison, c’est l’irrégularité de la comptabilité (anomalies, omissions ou erreurs identifiées). L’autre raison, c’est la présence de certains éléments amenant l’Administration Fiscale à douter de la sincérité de la comptabilité. Pour vérifier la comptabilité, l’Administration peut utiliser le fichier FEC pour identifier l’origine du problème et justifier les faits. Si la comptabilité est rejetée, l’Administration procédera alors à une reconstitution du résultat imposable.
Il s'agit ici de s'assurer de la qualité comptable de votre fichier comptable. Des anomalies de toutes sortes peuvent être détectées :
- mention "pas de ticket" apparait en référence de pièce,
- présence potentielle de doublons,
- existence d'écritures non validées,
- des mouvements de caisse supérieurs à 1 000 €,
- rupture dans la numérotation des pièces justificatives,
- écritures d'immobilisations au sein des postes de charges,
- détection de charges relatives à une date fériée, ...
Ces exemples d'anomalies sont donnés de façon non exhaustive et seul un contrôle approfondi avec un logiciel spécifique permet d'alerter sur ces éléments. Lors d'un contrôle fiscal, l'Administration va naturellement trouver ces anomalies et erreurs de comptabilité, par simple analyse du fichier FEC. Elle effectue des classements, des tris, des calculs, des rapprochements ... tout cela à distance.
Ne transmettez surtout pas de fichier EXCEL ! Seul un fichier .txt à la norme FEC sera accepté.
La conformité structurelle du FEC dépend du régime fiscal choisi. Outre le respect de conditions imposées pour chaque régime, il faut s’assurer que les écritures saisies soient chronologiques et en référence à une pièce justificative (facture, échéancier,... libellés à l'adresse professionnelle). Elles doivent également contenir un numéro d’écriture, une date et un libellé explicite. Le mode de règlement doit également être renseigné.
Il faut noter que, pour aider les entrepreneurs et les sociétés, l’Administration Fiscale propose un outil permettant de tester la conformité du FEC. Attention cependant, ce logiciel vérifie la conformité générale et structurelle du fichier, mais ne s'assure pas de la régularité des écritures comptables.
FISCA-PASS est là pour séréniser et attester de la conformité de votre comptabilité et fiscalité. L'équipe de certificateurs va analyser l'ensemble de votre fichier FEC en matière de forme et de qualité, votre déclaration fiscale professionnelle, vos déclarations de TVA, ... pour répondre à la mission d’Examen de Conformité Fiscale définie par l’Administration Fiscale. Vous serez ainsi répertorié en tant que "bon contribuable" lors d'un contrôle fiscal, et exonéré de pénalités et amendes en cas d'anomalies constatées par les impôts.
Pour éviter les sanctions, il est aussi conseillé de confier la tenue comptable à un expert-comptable qui utilise un logiciel qui répond aux normes FEC imposées. Si vous tenez la comptabilité de votre entreprise en interne, prenez le temps de vérifier la conformité de votre FEC.
N’oubliez pas que chaque entreprise est obligée de transmettre un FEC lors d’un contrôle fiscal.