Est-ce que je peux tenir une comptabilité papier ?

Pour lutter contre la fraude fiscale, et surtout celle liée à la TVA, l’Administration pourrait imposer l’utilisation obligatoire de logiciels de comptabilité. Cependant, face à la préoccupation des indépendants, des petites entreprises (TPE) et des micro-entrepreneurs, le pas n’a pas encore été franchi. Le logiciel de comptabilité est-il indispensable ? L’Administration refuse-t-elle la comptabilité papier ? Suis-je finalement obligé d'avoir un logiciel de comptabilité ? Les réponses dans cet article.

Quelles sont les avantages d’utiliser un logiciel comptable ?

Obtenir un gain de temps 

Le logiciel permet une simplification de l'organisation comptable de l’entrepreneur. Il faut savoir que la comptabilité prend ces dernières années un nouveau tournant avec l’automatisation des différentes tâches (intégration des données bancaires, des devis et des factures, appui des justificatifs au format numérique par simple scan, lecture par océrisation… et même déclenchement automatique des paiements). Ce n’est pas anodin, cela permet à la comptabilité d’être moins fastidieuse et plus abordable pour des non-initiés de l’univers comptable. Attention, c'est dans une certaine mesure ! Pour les personnes à tendance « phobie administrative », pensez à déléguer … 

S'adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise

Selon l’activité exercée, les logiciels de gestion comptable permettent d’éditer des devis et des factures, d’anticiper la trésorerie, de gérer les bases de données clients et fournisseurs, faire du commercial en intégrant un module gestion de la relation client ... la fonction de comptabilité est noyé dans un panel non négligeable d’autres fonctions, il faut alors explorer le marché ! De nombreuses fonctionnalités sont à découvrir. De plus, des logiciels existent pour chaque taille et type d’entreprise (entrepreneur individuel, entreprises avec salariés, … PME).

Il ne faut pas hésiter à regarder ce qui se fait sur le marché, du simple logiciel d’enregistrement de la comptabilité à un panel infini de services de gestion de l’entreprise. Le marché des logiciels « comptables » n’a pas fini de surprendre, surtout avec l'arrivée de la facture électronique.

Produire une comptabilité conforme à la législation

Les logiciels comptables automatisent l’ensemble des calculs ainsi que les reports sur les différents journaux ou livres comptables. Ainsi, les logiciels comptables doivent être agréés et conformes aux normes attendues par le Plan Comptable Général (PCG).

Ils doivent permettre de générer un Fichier des Écritures Comptables (FEC) pour être conforme aux exigences de l’Administration. C’est un fichier respectant un format particulier et provenant de la comptabilité de votre entreprise. Il est normé à l’Article A47 A-1 du LPF et doit comprendre l’ensemble des données comptables. Il retrace les écritures comptables et transactions générées par l’activité professionnelle sur une période donnée.

Ce fichier est INDISPENSABLE en cas de demande de l’Administration, en matière de contrôle inopiné ou de contrôle fiscal. Juste une petite info à ce sujet : 5 000 €, c'est le montant de l’amende que vous encourez en cas d’utilisation d’un mauvais logiciel de comptabilité.

Quelles sont les éléments générés par un logiciel de comptabilité ?

Aujourd’hui, selon l’Article 912-1 du Plan Comptable Général, seul l’établissement d’un livre-journal et d’un grand livre est obligatoire et cela quel que soit l’entité et le système comptable utilisé. Les journaux ou livre-journal sont des documents qui enregistrent, de façon chronologique et continue, toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise avec son environnement (client/fournisseurs/tiers) au cours d’une période. Selon la taille de l’entreprise, il peut exister plusieurs types de journaux (journal de banque, de tiers, d’achat, …).

Néanmoins, au regard des besoins, ces documents sont insuffisants dans la gestion et le suivi d'une entreprise. Le Grand Livre regroupe l’ensemble des opérations comptables d’une entreprise classé par compte et par ordre chronologique sur une période donnée. La Balance générale (ou balance comptable) est établie à partir de la liste des comptes utilisés par une entreprise en faisant masse des soldes débiteurs et créditeurs. La BG, comme on la surnomme chez les comptables, synthétise donc le grand livre. 

La Balance de trésorerie (ou tableau de passage) permet d’établir la cohérence entre la comptabilité et les comptes bancaires, d'observer d'une manière générale la répartition des mouvements affectant la trésorerie. Elle met aussi en avant l'équilibre des comptes. Complémentaire, l'Etat de Rapprochement Bancaire (ERB) permet de rapprocher, à une même date, le solde comptable (celui qui est en comptabilité) et le solde du compte bancaire (celui qui figure sur le relevé bancaire).

L'ensemble de ces éléments sont utiles à la révision comptable.

Le Compte de Résultat est l'état financier synthétisant l’ensembles des charges et des produits d’une entreprise sur une période donnée, mettant en avant le résultat comptable de l'entreprise. Le Bilan comptable est le tableau indiquant la situation patrimoniale d’une entreprise à un instant donné, avec ce que l’entreprise possède (actif) et ses ressources (passif). C’est une photo de la situation financière de votre entreprise à l'instant choisi mais il est souvent fait à la clôture de l’exercice.

Pour compléter, le Tableau des immobilisations, des amortissements et des dépréciations est un tableau qui permet de justifier les mouvements affectant les postes de l’actif professionnel. C'est dans ce tableau que figurent les investissements étalés sur plusieurs années, à contrario des charges qui sont déduites en une fois.

… d’autres états récapitulatifs de gestion peuvent être possibles (budget prévisionnel, états provisoires, graphiques, analyses comparatives …).

Comment valider la sécurité du logiciel de comptabilité ?

Selon l’Administration, pour qu’un logiciel comptable soit certifié, il doit être bien conçu (respect de la norme internationale ISO 9001), de bonne qualité (norme ISO/CEI 25 051) et éviter la fraude à la TVA (norme NF 525). Il doit notamment respecter les quatre points suivants :

• L’inaltérabilité des données : le logiciel doit conserver les données d’origine en les rendant inaltérables. Ainsi, l’utilisateur d’un logiciel comptable ne peut modifier une écriture comptable déjà enregistrée, ou encore la supprimer.
• La sécurisation des données d’origine, celles liées à des modifications, mais aussi les données permettant la production des pièces justificatives émises.
• La conservation des données : le logiciel de comptabilité doit prévoir une clôture au minimum annuelle, ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile. Les données sont enregistrées ligne par ligne et le délai de conservation doit être de 6 ans.
• L’archivage des données : le logiciel doit garantir l’accès aux données et l’intégrité dans le temps des archives produites. 

Il est ainsi indispensable de s'assurer de la conformité technique pour éviter des sanctions.

A ce jour, quelle comptabilité papier reste possible ?

Partant des éléments précédents, l’utilisation d’un tableur (excel, calc, …) ou d’un fichier text (word, writer, …) pour la réalisation de la comptabilité d'une entreprise ne peut pas permettre de satisfaire à ces règles. Effectivement, ces logiciels bureautiques ne permettent pas de présenter un caractère irréversible et intangible de la comptabilité.

Par exemple, un Examen de Conformité Fiscale sollicité auprès de FISCA-PASS ne pourra pas valider une comptabilité tenue sur un tel support, anticipez ce changement dès maintenant si c’est le cas...

Nous vous informons qu’il n’y a aucune obligation de recourir à un logiciel de comptabilité, mais dans les faits, il est fortement recommandé d’adopter un de ces logiciels. En effet, ces derniers s’avèrent très pratiques pour la tenue comptable, mais aussi pour la gestion comptable au sens large… avec des fonctionnalités toujours plus importantes.

Mais, par exemple, certains professionnels libéraux utilisent encore le traditionnel livre Recettes-Dépenses au format PAPIER pour leur comptabilité d’encaissement et de décaissement… et c'est possible. La comptabilité papier doit alors être tenue sans rature, par ordre chronologique, sans page manquante et écrite entièrement au stylo indélébile.

Il en est de même pour certains artisans et commerçants en tenue de comptabilité super-simplifiée. Il s’agit d’une simple comptabilité de trésorerie fondée sur l'enregistrement des recettes et des dépenses. Au moment d’élaborer les déclarations, le professionnel tient tout de même compte des variations des stocks, des créances et dettes… pour se conformer aux règles d’une comptabilité d’engagement. Ainsi, pour éviter des lourdeurs de comptabilité, cette possibilité de comptabilité papier ne sera alors ouverte qu'aux indépendants dont les opérations sont réglées pour la plupart au comptant ou dans un délai très court.

Bonne écriture… ou bonne recherche de logiciel !