Facture électronique : le début de nombreuses questions ... réponses !

Nous n'avons pas fini de parler de la facture électronique. Le planning de mise en œuvre est désormais connu. Pour qui ? Pour quand ? Quels risques ? 

Dans sa lutte contre la fraude, l'Administration Fiscale profite également de l'arrivée de la facture électronique (e-invoicing) pour parfaire l'analyse des données fiscales en couplant cette révolution avec la transmission automatique des données de transaction (e-reporting) conformément à l'ordonnance 2021-1190 du 15 Septembre 2021. De quoi parle-t-on ? Quels impacts ?

Qui est concerné par la facture électronique ? Quand s'inquiéter de sa mise en œuvre ?

La facturation électronique, bien que possible dès maintenant, est prévue à compter de 2024 de façon progressive pour les grandes entreprises. Pas de panique donc si vous êtes une TPE/PME, il faut y songer mais ce n’est obligatoire qu'à compter de Janvier 2026. Le temps passant vite, ne trainez pas.

Les activités qui ne paient pas de TVA ne sont donc pas concernées à ce stade. Ainsi, vous ne serez contraints par cette échéance que si vous êtes redevables de la TVA. Exit donc les professionnels en franchise en base de TVA ou encore les entreprises dans les COM, ainsi qu'en Guyane et Mayotte.

Par contre, l'obligation de réception des factures électroniques sera obligatoire dès le 1er Juillet 2024, sans condition de taille d'entreprise, dès lors que le fournisseur a l'obligation d'émettre sous ce format.

Quels sont les risques ?

15 € par facture, avec une limite à 15 000 € par an, c’est cher !

Êtes-vous aussi au courant que pour la non-transmission à l’Administration Fiscale du Fichier des Ecritures Comptables (FEC), c’est 5 000 € d'amende ?

Et que pour la non-conformité d’un logiciel de caisse, c’est 7 500 € ?

Il est donc important de se mettre en conformité et d’anticiper toutes les nouveautés comme celle de l’arrivée imminente de la facture électronique.

D’ailleurs, êtes-vous au point sur la conformité comptable et fiscale ? Songez à jeter un œil sur notre article relatif à l’Examen de Conformité Fiscale (ECF). Il s’agit de s’inscrire dans une relation de confiance avec l’Administration en application de la loi ESSOC.

Qu'est-ce que la transmission des données de transaction ? L'e-reporting ?

En complément du passage à la facturation électronique, vous aurez droit aussi à la mise en place d’un transfert automatique de vos données de facturation vers l’Administration Fiscale. C’est donc bien une obligation complémentaire qu’il faudra respecter. Ce dispositif est baptisé « e-reporting » pour lutter contre la fraude à la TVA, d’où l’intérêt d’être serein et d’être en conformité le moment venu.

Sans vouloir faire peur, les données à transmettre seront détaillées de façon journalière. Faudra-t-il transmettre le ticket Z si vous êtes commerçant ? Il semblerait que oui si vous utilisez un logiciel ou système de caisse informatisé.

Cependant, les éléments transmis ne devraient pas être nominatifs dès lors que les opérations concernent des ventes effectuées à des particuliers, contrairement à la facturation électronique qui traite des transactions professionnelles. Toutes les données des factures ne seront donc pas récupérées mais au-minimum, celles utiles pour le pré-remplissage de la TVA.

On parle d'une transmission dans un délai maximal de 4 jours suivant chaque décade, à suivre...

Comment facturer demain ? La messagerie électronique, ou boite mail, sera-t-elle acceptée comme mode d'envoi ?

NON. Il faudra choisir des plateformes privées ou utiliser le portail public, au choix. L'objectif est de maitriser l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité du contenu par l'ensemble des entreprises.

L'envoi de factures à des clients professionnels ne pourra pas se faire par mail. Il est impératif de s'inscrire sur une plateforme d'émission et sur une autre pour la réception... ou en choisir une qui fait les deux !

Les mentions obligatoires des factures seront toujours là. D'autres viendront même s'ajouter. Les factures seront toujours déposées au fil de l'eau... et il sera toujours possible de refuser une facture directement sur la plateforme choisie.

Un lisible PDF pourra aussi être généré sur les plateformes en cas de demande, notamment de l'Administration. Ce n'est pas une facture électronique.

Quel format faudra-t-il archiver ? Pendant combien de temps ?

En l'état actuel des textes, une facture doit être conservée pendant 6 ans. Pas de changement pour le moment.

Concernant le format, le fournisseur doit conserver la facture émise par ses soins ou par sa plateforme. Le client doit conserver la facture au format reçu de sa plateforme. 

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Voici donc un important chantier qui commence, de nombreux commentaires viendront compléter cette révolution :

- pour faciliter sa mise en œuvre et obtenir une uniformisation par des standards,

- maintenir une fluidité optimale des échanges, 

- mais surtout éviter trop de lourdeurs pour les entrepreneurs.