Le logiciel de caisse ou système de caisse est-il obligatoire ?

Sécurisation des systèmes de caisse

Pour l’Administration, le logiciel ou système de caisse à sécuriser est un système informatique qui possède une fonctionnalité de caisse. C'est-à-dire qui mémorise et enregistre des paiements reçus à la suite de la vente de marchandises ou de prestations de services. Chaque paiement est ainsi créé et enregistré. Mais, étant totalement indépendant de la comptabilité, l’intérêt pour l’Administration est de s’assurer que les données issues du système de caisse ne soient pas modifiables, et donc falsifiées...

Aucune modification avant le transfert en comptabilité ne doit donc être possible !

 

Suis-je concerné par l'obligation d'avoir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Selon l’Administration, vous êtes concerné si vous êtes…

     …un professionnel assujetti à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA)

     …qui effectue des ventes de biens ou prestations de services à destination des particuliers (B to C)

     …et qui utilise un logiciel ou un système de caisse pour l’enregistrement des règlements reçus.

En cas d’activités mixtes (opérations de vente à des professionnels ainsi qu’à des particuliers), l’obligation de sécurisation du logiciel ou système de caisse s’applique aussi.

Mais le professionnel qui facture uniquement à des professionnels (B to B) relève de l’obligation de facturation, et n’entre donc pas dans le dispositif.

Ne sont également pas soumis à l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé :

  • Les professionnels en franchise en base de TVA,
  • Les professionnels soumis au régime forfaitaire agricole,
  • Les professionnels n’effectuant que des opérations exonérées de TVA.

 

Quelles sont les données générées par un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Si vous êtes un professionnel soumis à la TVA et que vous facturez à des particuliers, vous devez alors utiliser un logiciel ou un système de caisse répondant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Vous devez donc prévoir un accès à ces données lors d’un contrôle de l’Administration Fiscale.

Les données concernées sont toutes celles liées à la réalisation de la transaction (vente du bien ou du service). il est à noter qu'à la suite du règlement, cette transaction peut conduire à l’émission antérieure, simultanée ou consécutive, d’un justificatif.

L’Administration est donc exigeante concernant les données créées par votre système ou logiciel de caisse. Pour chacune des transactions enregistrées, elle attend les éléments suivants :

  • Le numéro de justificatif ;
  • La date et l’heure ;
  • Le numéro de la caisse (sauf les logiciels de facturation dotés de la fonctionnalité de caisse) ;
  • Le montant total HORS TAXE (HT) ;
  • Le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne et taux de TVA associé) ;
  • Le délai et le mode de paiement ;
  • Le cas échéant, les traces de modifications et corrections que vous avez apporté à la transaction ;
  • Et toutes autres données utiles à la traçabilité, l’intégrité, à la conservation et archivage des données …


Comment puis-je valider les éléments techniques de mon logiciel ou système de caisse ?

Il vous appartient de vous assurer de la certification de votre système, ou bien de le faire attester, pour renforcer votre sécurité fiscale en cas de contrôle de l’Administration.

Il est possible d’obtenir, en fonction de votre situation :

  • Soit un certificat délivré par un organisme accrédité ;
  • Soit une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse.

FISCA-PASS vous accompagnera à ce sujet le cas échéant, et validera sa conformité à l'Administration.

Par exemple, une simple mention dans le contrat avec l’éditeur, relative au respect de ces exigences de sécurisation du logiciel de caisse, n’est pas suffisante.

 

Quels sont les critères à réunir pour un logiciel de caisse conforme  ?

C’est le choix pour une gestion informatisée de la caisse qui rend obligatoire de satisfaire aux conditions des logiciels de caisse sécurisés :

  • D’inaltérabilité et de sécurisation,

Cette inaltérabilité est garantie en privant l’utilisateur de toute fonctionnalité de modification en direct.

En cas de corrections à apporter aux données, elles doivent donner lieu à de nouveaux enregistrements tout en conservant les données d’origine. Une modification entraine donc la création de nouvelles données avec le suivi de la modification. Ainsi, le logiciel ou système de caisse doit empêcher la suppression et toutes modifications qui ne laissent pas de traces.

L’inaltérabilité est garantie par des solutions techniques de type empreinte numérique à la clé, chaînage des enregistrements … et tous système de preuve.

Des fonctions « école » ou « test » peuvent exister mais les données générées doivent être clairement identifiables.

A noter que si votre système de caisse transmet instantanément et automatiquement les données en comptabilité, le système est, en principe, inaltérable. Vous pouvez alors dormir tranquille, il suffira de justifier auprès de l’Administration que votre logiciel de caisse dispose d’un batch automatique et instantané à chaque réalisation de transaction.

Idem, si vous êtes gérant d’un site internet de e-commerce qui n’accepte que les virements ou paiements par carte bancaire proposés par les établissements bancaires, vous n’êtes pas soumis à la sécurisation du système de caisse, car l’établissement ou le tiers gestionnaire, est déjà soumis à l’obligation d’échange automatique d’informations.

  • De conservation et d’archivage des données.

Il doit être prévu obligatoirement une clôture journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice comptable, s’il ne coïncide pas avec l’année civile). Et ce n’est pas négociable, ces échéances sont cumulatives et impératives, sauf pour les logiciels de facturation disposant d’une fonctionnalité de caisse, dans la mesure où le total des règlements effectués sur une période demandée peut être fourni à l’Administration en cas de contrôle.

C’est le logiciel qui doit prévoir la fonctionnalité d’archivage. S’il convient de libérer de l’espace de stockage, un export est possible pour archiver sur un support (USB, disque externe, cloud…). L’archivage doit permettre de figer les données et leur garantir une date certaine.

L’impression PAPIER n’est pas nécessaire, et cet archivage doit durer 6 ans puisqu’il s’agit de données comptables.

Caisse enregistreuse : bien la choisir pour être en conformité !

Ne pas confondre l'archivage avec la sauvegarde qui reste modifiable et permet une reprise technique des données en cas de panne par exemple.

Les 4 qualificatifs (inaltérable et sécurisée, conservable et archivable) sont donc essentiels et sont les seuls points de repères pour les éditeurs de logiciel de caisse, ainsi que les plateformes en ligne de gestion de la caisse... 

 

Ai-je alors une alternative au logiciel de caisse sécurisé ?

Les professionnels assujettis qui n’utilisent pas de logiciel de comptabilité ou de gestion ou de système de caisse ne sont pas soumis à l’obligation de recours à un logiciel ou système sécurisé (à attester ou à certifier).

C’est notamment le cas de professionnels qui utilisent un facturier papier, un journal de caisse papier ou un logiciel de bureautique (tableur, logiciel de traitement de texte …).

En effet, le recours au logiciel ou système de caisse demeure finalement facultatif, mais permet notamment un gain de temps non négligeable lorsque l’on tient un commerce.

 

 

Voici donc une vision non exhaustive de l’étendue de la sécurisation des données de caisse... mais au-moins, cet article invite à mesurer l’important enjeu de la piste numéro 3 de l’Examen de Conformité Fiscale (ECF) : " Conformité du logiciel ou système de caisse ".