Nos conseils pour faciliter votre comptabilité

Au démarrage, lorsqu'on lance son activité en micro-entreprise, la gestion de la comptabilité semble facile à adopter. D'autant plus que celle-ci est allégée et limitée. Cependant, tout peut devenir difficile à gérer lorsque les chiffres commencent à s'accumuler, que les impôts et autres prélèvements augmentent. Une alternative au régime de l’auto-entreprise est peut-être possible pour optimiser. Pour cela, il faut malgré tout une comptabilité pour imager et étudier le bilan de l’activité. C'est justement pour cette raison que nous proposons ici quelques astuces permettant de gérer la comptabilité comme un pro.

Se servir d'un logiciel de comptabilité ou de facturation

Il est possible de tenir la comptabilité avec un tableau Excel ou sur papier lorsque l'on est une micro-entreprise. Cependant, c'est encore plus facile de tout gérer avec un logiciel de comptabilité au même titre qu'une entreprise individuelle. En effet, il existe des outils spécialement conçu pour garantir la conformité et la centralisation des documents comptables des entreprises. Idem, un logiciel de facturation assure de son côté la fiabilité des factures du fait qu'il n'est pas possible de les modifier après émission. Il faut préciser qu'il existe plusieurs types de logiciel de comptabilité, mais le meilleur est celui qui répond parfaitement à vos besoins.

Si possible, choisissez un logiciel complet permettant de gérer l'intégralité de vos besoins : la caisse, la tenue de la comptabilité, les immobilisations, l’agenda, la gestion de la relation-clients...

Veillez tout simplement à ce qu'il soit facile à utiliser, flexible et ergonomique. Choisissez un logiciel conforme avec les exigences de l'Administration Fiscale, c'est nécessaire en prévision d'un éventuel contrôle fiscal.

Mettre à jour votre comptabilité

Si vous voulez réussir la gestion de votre comptabilité, veillez à ce qu'elle soit à jour en temps réel. Ne vous limitez pas seulement aux obligations fiscales, bien qu'elles soient nécessaires. Vous devez aussi analyser les performances de votre activité. De plus, une mise à jour de votre comptabilité donne un aperçu plus précis de vos budgets et anticiper ainsi les éventuelles difficultés de trésorerie. 

Vous déterminez vous-même la fréquence de la mise à jour de votre comptabilité pour garder le cap. Elle peut se faire tous les jours, chaque semaine, tous les mois ou tous les trois mois, etc. Le plus important, c'est de ne pas la relayer au second plan, car la comptabilité occupe une place importante dans la vie de toutes entreprises, et peut aussi être un vrai atout pour une micro-entreprise...

Prenez toujours l'habitude de prendre une bonne longueur d'avance lorsque vous faites un suivi de votre comptabilité. Garder les documents bien rangés, c'est déjà important. Pour un auto-entrepreneur par exemple, il ne faut  pas attendre le dernier moment pour s'occuper de la déclaration de chiffre d'affaires, car elle a lieu une fois par mois ou trimestre. Ne vous empêchez pas de suivre votre comptabilité quotidiennement, c'est encore mieux. Vous ne risquez pas ainsi les oublis et vous aurez toujours sous les yeux une vue d'ensemble de vos transactions. Aujourd'hui de nombreux outils sont à disposition pour gérer efficacement ses finances, tout en assurant sa comptabilité quotidiennement.

Etablir un rétro-planning des travaux comptables

Que ce soit en auto-entreprise ou non, il y a des obligations comptables, juridiques, fiscales et sociales à respecter. Cela se traduit souvent par des échéances à respecter. Des applications de gestion comptable sauront également vous alerter pour ne pas oublier, donc n'hésitez pas à vous tourner vers ces solutions.

Bien que certaines obligations comptables ou fiscales soient allégées, cela ne signifie pas qu'il ne faut pas y prêter d'attention. En réalisant un rétro-planning des travaux à respecter, c'est plus facile d'éviter les risques. Il est même recommandé d'intégrer des rappels automatiques à des dates importantes, cela peut même se faire sur votre smartphone. Vous éviterez ainsi de manquer une échéance qui aurait un impact majeur sur la vie de votre entreprise, qu’elle soit en phase de démarrage ou en rythme de croisière.

Tenir un compte professionnel et compte privé séparément

Chaque entreprise se doit d'avoir un compte bancaire professionnel, ou à minima dédié uniquement à l'activité professionnelle. En effet, pour garder l'équilibre et assurer la pérennité de votre activité, faites bien attention à ne pas mélanger comptes professionnels et comptes privés. Ainsi, il faut se servir d'un compte pro pour régler les dépenses professionnelles et d'un compte perso pour les frais personnels. Le fait de les mélanger vous expose à des sanctions pénales et fiscales. Et puis, cela simplifie largement la gestion de la comptabilité puisque tout est déjà en ordre. Pas besoin de rechercher à postériori la justification professionnelle de chaque opération, que ce soit vous-même ou encore votre expert-comptable.

Garder une copie de vos documents

Il est toujours prudent de faire des duplicatas pour se protéger au cas où vous perdiez vos documents. Afin qu'il n'y ait aucun trou dans votre comptabilité, il est plus judicieux de garder une copie (en version numérique ou papier) des documents importants comme les factures, les devis, les preuves de paiements, etc. 

Vous pouvez aussi les garder sur un Cloud pour pouvoir les conserver pendant une dizaine d'années après la date d'émission. C'est notamment le cas des factures produites. En les stockant sur des solutions de stockage en ligne, vous n'aurez aucun souci à vous faire en cas de défaillance de votre disque dur.

Vous devez aussi garder vos preuves d'achats professionnels même si vous n'êtes pas redevable de la TVA. En cas de dépassement du seuil de franchise, ils serviront de justificatifs de vos dépenses pour récupérer la TVA. Pour les frais de restauration, il faut préciser que vous devez demander une facture si le montant est supérieur à 150 € hors taxe. En-deçà de ce montant, un ticket de caisse est suffisant. 

Sinon, demandez systématiquement une facture libellée à votre adresse professionnelle.

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Même en cas d’activité réduite, élaborer une comptabilité est un outil de suivi, de développement et d’optimisation de votre entreprise. Même si vous relevez des régimes de la micro-entreprise, faîtes-vous assister par des professionnels, ou aidez-vous d’outils de comptabilité et de gestion. Un changement de régime et de stratégie fiscale peut s’avérer nécessaire en cours d’activité. Pour le faire dans les règles, ne restez pas seul.